MASSIMA 

In assenza di contraria disposizione statutaria, le riunioni degli organi collegiali di associazioni, fondazioni e comitati, anche dotati della qualifica di ETS, diversi dalle assemblee, può avvenire mediante mezzi di telecomunicazione, anche in assenza di un luogo fisico di convocazione, purché sia possibile verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale.
In ogni caso, lo statuto può alternativamente prevedere, in relazione agli organi collegiali diversi dall’assemblea:
– che le riunioni si debbano tenere in un luogo fisicamente determinato, alla presenza personale degli aventi diritto;
– che le riunioni si debbano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
– che le riunioni si possano tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
– che spetti a chi fa la convocazione stabilire, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.

MOTIVAZIONE

1. Né il Titolo II del Libro primo del codice civile, né il Codice del Terzo settore contengono norme che disciplinano le modalità di svolgimento delle riunioni degli organi non assembleari degli enti collettivi:
– l’art. 16 c.c. rimette all’atto costitutivo ed allo statuto degli enti con personalità giuridica la determinazione delle norme sull’amministrazione, senza alcuna limitazione;
– l’art. 36 c.c. prevede che “l’amministrazione delle associazioni non riconosciute come persone giuridiche sono regolate dagli accordi degli associati”, senza alcuna limitazione;
– gli articoli 26 e 30 CTS, dedicati rispettivamente all’organo di amministrazione ed all’organo di controllo, nulla dispongono in proposito.
In assenza di disciplina legale e non rinvenendosi principi generali contrari, le medesime considerazioni svolte nella massima n. 12 per la partecipazione alle riunioni assembleari (cui si rimanda) valgono per gli altri organi collegiali di associazioni, fondazioni e comitati, non ostandovi alcun principio inderogabile ed, anzi, dovendosi valorizzare il fatto che l’intervento dei loro componenti alle riunioni degli organi amministrativi e di controllo costituisce il doveroso esercizio delle proprie funzioni, affidate agli stessi nell’interesse dell’ente, e non l’estrinsecazione di un diritto collegato alla qualifica di associato.
Dunque, le riunioni degli organi collegiali -diversi dall’assemblea- di associazioni, fondazioni e comitati, pur in assenza di previsione statutaria in tal senso, possono essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione, purché:
– siano assicurati la contestualità del procedimento decisionale, il rispetto del metodo collegiale ed il diritto di informazione;
– sia possibile verificare l’identità degli intervenuti (principio ribadito anche durante il periodo emergenziale dagli articoli 73 e 106 del D.L. 17 marzo 2020, n. 18, convertito con modificazioni dalla legge 24 aprile 2020, n.27).
La stessa conclusione deve pacificamente ammettersi anche per gli enti dotati della qualifica di ETS, non applicandosi la disposizione dell’art. 24, comma 4, CTS agli organi collegiali diversi dall’assemblea, la cui disciplina è quindi integralmente rimessa all’autonomia statutaria, alla quale compete determinare modalità di convocazione e svolgimento delle riunioni, quorum costitutivi e deliberativi e quant’altro ritenuto opportuno.

2. Chiarito quanto sopra, anche con riferimento agli organi collegiali diversi dalle assemblee di associazioni, fondazioni e comitati, anche iscritti al RUNTS, risulta evidente che -in ossequio al principio di autonomia statutaria- lo statuto potrà, comunque, alternativamente prevedere:
i) che le riunioni si debbano tenere in un luogo fisicamente determinato, alla presenza personale degli aventi diritto;
ii) che le riunioni si debbano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
iii) che le riunioni si possano tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
iv) che spetti a chi fa la convocazione stabilire, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.
Ancora:
– poiché nessuna norma impone la compresenza del presidente e del segretario della riunione deve ritenersi che, qualora si preveda lo svolgimento della riunione con modalità “mista”, convocandola presso un luogo fisico ma ammettendo la partecipazione anche mediante mezzi di telecomunicazione, detta compresenza non sia necessaria, purché in concreto sia consentito al presidente (in proprio o mediante delega a terzi, ad esempio per la verifica delle presenze) svolgere adeguatamente il proprio ufficio con mezzi da remoto.
– quanto alle modalità operative di convocazione di riunioni (esclusivamente o anche) mediante mezzi di telecomunicazione, si ritiene che l’avviso possa contenere la sola indicazione generica dalla possibilità di intervento mediante mezzi di telecomunicazione, senza dover indicarne le modalità tecniche ed i link di collegamento, purché gli stessi vengano comunicati agli interessati in un termine congruo per permettere l’avvio del processo telematico. Né sarà necessario – ancorché opportuno – che, all’esito della riunione, il verbale dia conto della modalità tecnologica utilizzata per lo svolgimento della stessa.