MASSIMA

In assenza di contraria previsione statutaria, le riunioni degli organi assembleari degli enti privi della qualifica di ETS possono essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione, purché sia consentito al presidente verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale.
Lo statuto può, comunque, alternativamente prevedere:
– che la riunione si debba tenere in un luogo fisicamente determinato ed alla presenza personale degli aventi diritto;
– che la riunione si debba tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
– che la riunione si possa tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
– che spetti all’organo amministrativo decidere, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.

MOTIVAZIONE

1. Gli articoli 20 e 21 del Codice Civile, nel disciplinare il funzionamento delle assemblee delle associazioni, non contengono specifiche previsioni circa le modalità di tenuta delle medesime, di intervento dei soci e di esercizio del diritto di voto. Soltanto l’art. 8 delle disposizioni di attuazione al Codice Civile provvede ad una regolamentazione minimale della convocazione delle assemblee delle associazioni, rinviando alla disciplina statutaria e prevedendo, in assenza della stessa, che la convocazione sia fatta “mediante avviso personale che deve contenere l’ordine del giorno degli argomenti da trattare”, aggiungendo solo che “se non è vietato dall’atto costitutivo e dallo statuto, gli associati possono farsi rappresentare nell’assemblea da altri associati mediante delega scritta”.
Il Codice Civile non pone altri limiti all’autonomia statutaria in materia assembleare, se non per la previsione di quorum costitutivi (art. 21 c.c.), peraltro derogabili (con l’eccezione del quorum deliberativo previsto per lo scioglimento), tanto che nella prassi sono ampiamente conosciuti i fenomeni delle assemblee di “delegati” eletti da assemblee parziali e di associazioni strutturate mediante organi “assembleari” di diversi “livelli” (1).
Il legislatore non si preoccupa di definire il fenomeno “assemblea”, che viene comunemente intesa come riunione contestuale di tutti gli associati con la finalità di consentire la dialettica e l’esercizio del diritto di voto: il termine riunione non significa necessariamente compresenza fisica.
Si tratta, dunque, di verificare se nei principi generali dell’ordinamento o in specifiche discipline normative riferite agli organi collegiali degli enti corporativi siano rinvenibili principi comuni che consentano di qualificare una riunione come assemblea.
Esemplari, in proposito, sono le considerazioni svolte dalla massima di diritto societario n. 1 del CND di Milano (riferita allo svolgimento mediante mezzi di telecomunicazione delle assemblee delle società di capitali), secondo cui:
“-l’essenza del metodo collegiale consiste nella possibilità, per i legittimati, di discutere in dibattito e votare simultaneamente sulle materie all’ordine del giorno, mentre la compresenza fisica dei legittimati in uno stesso luogo di riunione rappresenta un mero presupposto perché possano darsi discussione e votazione simultanee;
– si tratta, però, di un presupposto non più indispensabile per assicurare il risultato sopra descritto ……, se si considera il grado di interazione tra persone site in luoghi diversi, contigui (es. più sale di uno stesso centro congressi) o distanti (es. sede sociale in Milano e sede secondaria in Roma o in Parigi), che l’evoluzione tecnologica dei mezzi di collegamento audio/video oggi può consentire;
– nessun impedimento deriva dalle norme di legge in materia, poiché nessuna disposizione impone espressamente la compresenza fisica degli intervenuti in uno stesso luogo”.
Da tali considerazioni si è fatta derivare la legittimità delle assemblee con interventi mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che venga assicurato il rispetto non solo formale, ma sostanziale, del metodo collegiale e dei principi di buona fede e parità di trattamento. Tale conclusione trovò successivamente conferma nell’art. 2370 del Codice Civile, come modificato in sede di riforma del diritto societario, il cui comma 4, ammette che lo statuto consenta l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.
Con riferimento alle associazioni non ETS, la stessa legge 6 giugno 2016, n. 106 (Delega al governo per la riforma del terzo settore, dell’impresa sociale e per la disciplina del servizio civile universale), nel prevedere la revisione del titolo II del libro primo del codice civile (delega poi non attuata sul punto), dettava al governo, quale criterio direttivo (art.3, lettera c), quello di “assicurare il rispetto dei diritti degli associati, con particolare riguardo ai diritti di informazione, partecipazione e impugnazione degli atti deliberativi, e il rispetto delle prerogative dell’assemblea, prevedendo limiti alla raccolta delle deleghe”. Ciò è indicativo della preoccupazione del legislatore delegante di assicurare alla disciplina dell’assemblea il rispetto dei principi di democraticità mediante la raccomandazione di limitare la raccolta di deleghe, mentre sul piano procedimentale ci si limitava ad indicazioni di principio (senza, quindi, richiedere un’espressa clausola statutaria).
Del resto, dal tempo della redazione del codice civile ad oggi l’innovazione tecnologica ha reso possibile lo svolgimento di riunioni collegiali mediante mezzi di telecomunicazione e le dinamiche sociali hanno ampiamente dimostrato nei fatti l’efficienza e la sostanziale corrispondenza tra l’intervento a dette riunioni in presenza o mediante tali strumenti.
Dunque, mancando una specifica disciplina legale che richieda la compresenza fisica degli aventi diritto nello stesso luogo (o che subordini lo svolgimento delle riunioni mediante mezzi di telecomunicazione alla previsione statutaria) e non rinvenendosi nell’ordinamento principi generali contrari, si deve ritenere che le riunioni degli organi assembleari degli enti associativi privi della qualifica di ETS, in assenza di diversa previsione statutaria, possano essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione, purché:
– sia assicurata la contestualità del procedimento assembleare;
– sia possibile verificare l’identità degli intervenuti (principio ribadito anche durante il periodo emergenziale dagli artt. 73 e 106 del D.L. 17 marzo 2020, n. 18, convertito con modificazioni dalla legge 24 aprile 2020, n.27).
Infatti (diversamente dalle previsioni in ambito societario che, ad una sommaria lettura, potrebbero sembrare imporre un perimetro spaziale di convocazione: cfr. artt. 2363, 2366, 2470 cc), l’art. 21 del Codice Civile non prevede limitazioni inerenti il luogo di convocazione delle riunioni degli organi assembleari; anzi, il già richiamato art. 8 delle disposizioni di attuazione al Codice Civile non sancisce neppure la necessità di un luogo (fisico) quale contenuto minimo dell’avviso di convocazione.
Laddove, poi, lo statuto dell’ente preveda che la convocazione dell’assemblea indichi il luogo di svolgimento della stessa, senza richiedere la presenza fisica degli aventi diritto, si deve ritenere che nulla impedisca all’organo amministrativo di prevedere nell’avviso di convocazione la facoltà per gli aventi diritto di partecipare alla riunione mediante mezzi di telecomunicazione, stante che detta facoltà agevola l’esercizio dei diritti di partecipazione alla vita associativa da parte di chi abbia, per diversi motivi (distanza geografica, ridotto preavviso o altro), difficoltà a farlo mediante la presenza fisica.

2. Ciò detto, risulta evidente che -in ossequio al principio di autonomia statutaria- lo statuto dei predetti enti potrà, comunque, alternativamente prevedere:
i) -che la riunione si debba tenere in un luogo fisicamente determinato ed alla presenza personale degli aventi diritto;
ii) -che la riunione si debba tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione (potendosi, in proposito, evidenziare come il modesto impegno tecnico-economico richiesto per l’utilizzo dei mezzi di telecomunicazione e la facilità del loro utilizzo escludano alla radice ogni dubbio circa il carattere discriminatorio della previsione del ricorso esclusivo a detti strumenti);
iii) -che la riunione si possa tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di intervenire in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione;
iv) -che spetti all’organo amministrativo decidere, volta per volta, le modalità di partecipazione alla riunione.
Posto quanto precede, resta da chiedersi se, qualora si preveda lo svolgimento dell’assemblea con modalità “mista”, convocandola presso un luogo fisico ma ammettendo la partecipazione anche mediante mezzi di telecomunicazione, possa essere evitata la compresenza nel predetto luogo di convocazione del presidente e del segretario della riunione. La risposta è affermativa: infatti, nessuna norma impone tale compresenza, purché in concreto sia consentito al presidente (in proprio o mediante delega a terzi, ad esempio per la verifica delle presenze) svolgere adeguatamente il proprio ufficio con mezzi da remoto.
Infine, quanto alle modalità operative di convocazione di riunioni (esclusivamente o anche) mediante mezzi di telecomunicazione, si ritiene che l’avviso possa contenere la sola indicazione generica dalla possibilità di intervento mediante mezzi di telecomunicazione, senza dover indicarne le modalità tecniche ed i link di collegamento, purché gli stessi vengano comunicati agli interessati in un termine congruo per permettere l’avvio del processo telematico. Né sarà necessario – ancorché opportuno – che, all’esito della riunione, il verbale dia conto della modalità tecnologica utilizzata per lo svolgimento della stessa.

3. Con specifico riferimento agli enti dotati della qualifica di ETS, deve essere sottolineato che l’art. 24, comma 4, del Codice del Terzo settore, sul punto, così si esprime: “L’atto costitutivo e lo statuto possono prevedere l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, purché’ sia possibile verificare l’identità dell’associato che partecipa e vota”.
Questa disposizione, se interpretata letteralmente, subordina per gli ETS la possibilità di svolgimento dell’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ad un’espressa previsione dello statuto o dell’atto costitutivo.
Sono, peraltro, legittime le clausole statutarie degli ETS che, nel prevedere l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, non richiedono l’indicazione di un luogo fisico di convocazione, così che l’assemblea si possa svolgere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, purché sia possibile verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale. Infatti, l’art. 24 del Codice del Terzo Settore non prevede limitazioni inerenti il luogo di convocazione delle riunioni degli organi assembleari degli ETS; inoltre, considerata la simmetria tra l’art. 24, comma 4, CTS e l’art. 2370, comma 4, codice civile, si può anche per gli ETS -come per le società- evidenziare che “se il Legislatore avesse inteso escludere in toto la legittimità di previsioni statutarie che autorizzano la partecipazione assembleare solo da remoto, la norma avrebbe dovuto specificare che la clausola ‘può consentire l’intervento in assemblea anche mediante mezzi di telecomunicazione. Così com’è formulata, invece, la norma non sembra in grado di precludere la possibilità che l’utilizzo dei mezzi di telecomunicazione costituisca l’unica modalità concessa ai soci per intervenire alla riunione, in mancanza di un luogo fisico di convocazione dell’assemblea” (così, testualmente, si esprime la motivazione della massima societaria n. 200 del Consiglio notarile di Milano).

(1) Si veda, per tutti: Galgano, Persone giuridiche, in Commentario Scialoja–Branca, seconda ed., 2006, p.314 ss.