Orientamento n. 3 del 4 maggio 2010

RILASCIO DI COPIE AUTENTICHE DA PARTE DEL NOTAIO E RELATIVO UTILIZZO IN SOSTITUZIONE DELL'ORIGINALE

Le copie di documento rilasciate dal notaio, siano esse copie di documenti  allegati ad atti notarili conservati nella raccolta del notaio ovvero copie di documenti esibiti (e quindi non depositati presso il notaio stesso) rilasciate ai sensi del R.D.L. 1666/1937 o del D.P.R. 445/2000, possono essere validamente utilizzate in sostituzione dell'originale che la legge impone di allegare all'atto notarile, qualora contengano la menzione cha si tratta di riproduzioni dell'originale che la legge impone di allegare.

1- tipologie di copie rilasciabili

2- obbligo di annotazione a repertorio

3- contenuto

4- utilizzabilità

 

Il notaio può rilasciare copie di documenti in virtù di tre previsioni normative:

 

Ai sensi dell'art. 1 della legge notarile, il notaio rilascia copie, certificati ed estratti di propri atti: questa facoltà comprende quella di rilasciare copie autentiche di documenti allegati a propri atti, siano essi atti pubblici o scritture private conservate nella raccolta del notaio. Le copie di documenti allegati a propri atti, in quanto copie di allegati e quindi disciplinate dall'art. 1 della legge notarile, non vanno a loro volta annotate a repertorio in via autonoma.

Ai sensi dell'art. 1 del R.D.L. 1666/1937 il notaio è poi legittimato a "rilasciare copie o estratti di documenti" esibiti. Queste copie si differenziano dalle copie dei documenti allegati all'atto notarile, in quanto il notaio non è depositario del documento di cui fa copia, ma quest'ultimo gli viene semplicemente esibito al fine del rilascio della copia stessa.

La copia del documento esibito rilasciata ai sensi dell'art. 1 del R.D.L. 1666/1937 si differenzia dalla copia di allegato anche perché deve essere annotata a repertorio in via autonoma ai sensi dell'art. 2 del suddetto R.D.L.; attraverso l'annotazione a repertorio si attribuisce alla copia una forte efficacia probatoria circa la data del relativo rilascio e quindi dell'esistenza del documento esibito prima di tale data.

Infine il notaio è competente al rilascio di copie di documenti esibiti anche ai sensi dell'art. 18 del D.P.R. 445/2000; il decreto è rivolto a disciplinare la documentazione amministrativa ma rileva anche per i rapporti fra privati ai sensi dell'art. 2 del decreto stesso che, esplicitamente, estende la producibilità dei documenti formati ai sensi del decreto "ai privati che vi consentono". Il contenuto della certificazione da apporre alle copie rilasciate ai sensi dell'art. 18 sopracitato è disciplinato in modo analitico dalla suddetta norma, a differenza di quanto avviene per il rilascio delle copie ai sensi dell'art. 1 della legge notarile e dell'art. 1 del R.D.L. 1666/1937. La copia di documento esibito rilasciata ai sensi delle norme sulla documentazione amministrativa non deve essere annotata a repertorio ai sensi della L. 11 maggio 1971 n. 390.

In tutti i sopraindicati casi, la copia può riguardare sia un "originale" (cioè un documento portante la sottoscrizione dell'emittente o comunque proveniente direttamente dal soggetto abilitato a rilasciarlo - e quindi come tale intendendosi anche la copia di documento rilasciata ad altro notaio) sia una semplice copia fotostatica del documento stesso. Trattandosi di copia, è difficile se non impossibile distinguere da questa la natura del documento originale da cui è tratta. Tuttavia, qualora la legge imponga l'allegazione ad un atto notarile di un documento originale (ad esempio del certificato di destinazione urbanistica) questo sarà sì sostituibile con una copia autentica (o conforme) del documento, ma solo a condizione che in essa risulti certificata la provenienza dall'originale, cioè da un documento che avrebbe potuto essere allegato direttamente all'atto notarile.



FORMULE PER IL RILASCIO DI COPIE


COPIA DI  DOCUMENTO ORIGINALE ALLEGATO AD ATTO CONSERVATO

[Certifico io sottoscritto ... notaio in ... che la presente è]

Copia conforme all'originale* allegato sotto la lettera "..." all'atto a mio rogito / da me autenticato in data ... rep. n. ... racc. n. ...

Data e luogo (solo Comune) del rilascio


COPIA A REPERTORIO DI DOCUMENTO ORIGINALE ESIBITO

Repertorio n.

[Certifico io sottoscritto ... notaio in ... che la presente, che consta di due fogli, è]

Copia conforme all'originale* esibito

Data e luogo (solo Comune) del rilascio


COPIA AMMINISTRATIVA DI DOCUMENTO ORIGINALE ESIBITO

Certifico io sottoscritto ... notaio in ... che / Si attesta che

la presente copia, che consta di ... fogli, è conforme all'originale* esibito.

Data e luogo (solo Comune) del rilascio

* nel caso in cui sia stata allegata o venga esibita una copia autentica, in qualsiasi modo formata, sostituire "ORIGINALE" con "COPIA AUTENTICA"

* nel caso in cui sia stato allegato o venga esibito un documento non originale specificare la natura del documento da cui si estrae la copia sostituendo "ORIGINALE" con "COPIA FOTOSTATICA" - "TELEFAX" ecc.


COPIA DI DOCUMENTO INFORMATICO

Copia conforme al documento informatico, sottoscritto con firma digitale il cui certificato è intestato a ... (eventuali qualifiche contenute nel certificato), rilasciato da ... n. ..., valido e non revocato, la cui verifica ha avuto esito positivo.

Data e luogo (solo Comune) del rilascio



Studi CNN di riferimento

- ALLEGAZIONE IN COPIA AUTENTICA DELLA DOMANDA DI CONDONO EDILIZIO E DEL CERTIFICATO DI DESTINAZIONE URBANISTICA - Santarcangelo

n. 325 dell'1 febbraio 1991

- COPIA CONFORME EX ART. 1 R.D. N. 1666/1937, ORIGINALE NON REGISTRATO E OBBLIGHI DEL NOTAIO

n. 85-2006 del 12 settembre 2006

- COMPETENZA DEL NOTAIO A RILASCIARE COPIE AUTENTICHE - Casu

n. 13 del 30 marzo 1984

- ALLEGAZIONE DI COPIA DEL C.D.U.  RILASCIATA DAL NOTAIO DEPOSITARIO

risposta a quesito n. 257-2006/C del 5 giugno 2006

 

 

Orientamento approvato dal Consiglio Notarile di Milano in data 4 maggio 2010